Vedėjo pavaduotoja

PATVIRTINTA
Palangos miesto savivaldybės administracijos
direktoriaus 2025 m. rugpjūčio 6 d. įsakymo
Nr. A1-1099
1.2 papunkčiu

KOMUNIKACIJOS IR E. PASLAUGŲ SKYRIAUS
VEDĖJO PAVADUOTOJO
PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖ

1. Palangos miesto savivaldybės (toliau – Savivaldybė) administracijos Komunikacijos ir e. paslaugų skyriaus (toliau – Skyrius) vedėjo pavaduotojas yra technikų ir jaunesniųjų specialistų pagrindinės grupės (kodas 3), jaunesniųjų verslo ir administravimo specialistų pagrindinio pogrupio (kodas 33), administravimo ir specialiųjų sričių sekretorių grupės (kodas 334) vyresniųjų raštinės darbuotojų pogrupio (kodas 3341) kitas vyresnysis raštinės darbuotojas (kodas 3343190).
2. Pareigybės lygis – A2.

II SKYRIUS
SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

3.1. išmanyti ir gebėti pagal kompetenciją savo darbe taikyti Europos vietos savivaldos chartiją, Lietuvos Respublikos Konstituciją, Lietuvos Respublikos darbo kodeksą, Korupcijos prevencijos, Viešojo administravimo, Vietos savivaldos, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių įstaigų, Visuomenės informavimo, Valstybinės kalbos įstatymus, kitus informacijos teikimą reglamentuojančius teisės aktus, interesantų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose reikalavimus, Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę, lietuvių bendrinę ir kanceliarinę kalbą, raštvedybos pagrindus, Savivaldybės tarybos sprendimus, Mero potvarkius, Savivaldybės administracijos veiklos nuostatus, Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymus, darbo tvarką reglamentuojančius dokumentus, šį pareigybės aprašymą;

3.2. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam lygiaverte aukštojo mokslo kvalifikacija arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam lygiaverte aukštojo mokslo kvalifikacija;

3.3. mokėti dirbti kompiuteriu interneto naršykle, Microsoft Outlook ar kita pašto programa, Microsoft Office biuro programomis, dokumentų valdymo sistema „Kontora“ (pretendentams į šias pareigas pastarasis reikalavimas netaikomas) arba analogiškas funkcijas atliekančiomis programomis;

3.4. gebėti spręsti konfliktus, glaustai pateikti informaciją, būti komunikabiliam, empatiškam, nešališkam, turėti raiškią dikciją.

III SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

4. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

4.1. organizuoja Savivaldybės vicemero, Administracijos direktoriaus ir direktoriaus pavaduotojo (toliau – institucijų vadovai) darbą, sudaro institucijų vadovų dienotvarkes, pasitarimų bei posėdžių darbotvarkes;

4.2. registruoja interesantus, paskiria laiką pokalbiui su institucijos vadovais, skyrių vedėjais, aptarnauja interesantus telefonu;

4.3. informuoja nurodytus asmenis apie pas institucijų vadovus rengiamus susirinkimus, posėdžius, pasitarimus, supažindina juos su darbo planais;

4.4. gauna iš Savivaldybės įmonių, įstaigų, organizacijų bei jų struktūrinių padalinių informaciją apie atliktus darbus ir su jais supažindina institucijų vadovus;

4.5. aptarnauja telefonu piliečius ir kitus asmenis: išklauso asmenį, išsiaiškina jo prašymo esmę, suteikia informaciją apie klausimo sprendimo procedūrą, konsultuoja e. paslaugų teikiamų Savivaldybėje naudojimo klausimais, nurodo kompetentingų nagrinėti ir spręsti rūpimą klausimą institucijų ir Savivaldybės administracijos tarnautojų pavardes, telefonus, darbo (priėmimo) laiką, teikia kitą asmens pageidaujamą viešai skelbtiną informaciją, nukreipia telefono skambučius, priima ir perduoda informaciją telefonu, elektroniniu paštu, priima ir perduoda žinias bei civilinės saugos signalus;

4.6. žino Savivaldybės institucijų, įmonių, įstaigų ir organizacijų bei Savivaldybės administracijos adresus, telefonus, tarnautojų vardus ir pavardes;

4.7. rūpinasi, kad vadovų pasitarimų salės, jose esama organizacinė įranga būtų tinkamai parengta susitikimams;

4.8. primena institucijos vadovams apie būtinus darbus, dalyvavimus posėdžiuose ir pasitarimuose;

4.9. tvarko ir registruoja Dokumentų valdymo sistema Kontora, elektroniniu paštu administracija@palanga.lt, kitomis e. sistemomis arba fiziškai gaunamus dokumentus, atlieka rezoliucijų keitimą, perduoda atsakingiems asmenims;

4.10. registruoja tiekėjų apklausos pažymas;

4.11. registruoja iš SABIS sistemos DVS Kontora priemonėmis gaunamas sąskaitas faktūras;

4.12. esant poreikiui SABIS sistemoje administruoja registruojamas sutartis, sąskaitas faktūras;

4.13. administruoja Dokumentų valdymo sistemos Kontora naudotojus, jų prieigą prie sistemoje administruojamų dokumentų, konsultuoja darbuotojus dokumentų valdymo sistemos funkcijų taikymo klausimais efektyvesniam dokumentų administravimui;

4.14. tvarko Skyriaus dokumentų archyvą, teikia pasiūlymus dėl Skyriaus ir Savivaldybės dokumentacijos plano ir dokumentų registro;

4.15. teikia siūlymus dėl Dokumentų valdymo sistemos Kontora ir jos modulių funkcijų taikymo efektyvesniam dokumentų registravimui;

4.16. vykdo Savivaldybės vadovams, skyriams būtinų leidinių prenumeratos viešuosius pirkimus;

4.17. vykdo svetainėje www.palanga.lt publikuojamos informacijos peržiūrą, teikia Skyriams siūlymus dėl jos atnaujinimo arba koreguoja savarankiškai;

4.18. pagal kompetenciją teikia Savivaldybės administracijos direktoriui ir Skyriaus vedėjui pasiūlymus organizaciniais, interesantų aptarnavimo ir paslaugų teikimo kokybės klausimais;

4.19. užtikrina Savivaldybėje rengiamų ir gaunamų dokumentų turinio konfidencialumą;

4.20. pavaduoja Skyriaus vedėją ir kitus skyriaus darbuotojus atostogų, komandiruočių, ir kitais atvejais, kai jo nėra nuolatinėje darbo vietoje;

4.21. vykdo kitus Skyriaus vedėjo nenuolatinio pobūdžio su struktūrinio padalinio veikla susijusius pavedimus.

__________________